一封电子邮件可以完全塑造客户对你的感觉。那么，怎样才能成为一封的客户服务电子邮件呢？以下是一些重要提示。

1。人性化是客户服务最重要的方面。

用客户的名字“Hello Simon”像面对面一样问候客户如果你用“亲爱的客户”或“案例参考号00415673”打开邮件，你很难责怪他们认为邮件来自机器人。

直接从“我”或“我们”写信给“你”。它使电子邮件成为两个人之间的互动，而不是交易。并用你的名字签字——而不是“支持团队”。

要了解更多关于这个主题的信息，请阅读我们的文章：21种个性化客户互动的好方法

2。使用对话语气在电子邮件中使用与你本人相同的对话语气。

客户希望与真人对话，而不是来自匿名公司的自动回复。所以，在你的电子邮件中使用与你本人相同的对话语气。

如果您是活动策划人，请不要成为一名派对扫兴者：“我们保留保留在发生意外情况时保留您的存款的权利。”轻描淡写：“我们把100英镑放在一边，以防事情变得有点疯狂。”

客户更喜欢非正式的语气。但非正式并不意味着草率——正确的拼写和良好的语法应该是必须的。

3。如果客户提出问题，先说“谢谢”或“谢谢”。他们让你知道有些事情不清楚。如果他们报告了问题——感谢他们。他们强调了一个可能也会影响其他客户的问题。

，即使他们抱怨了什么——谢谢他们。因为，根据Help Scout的说法，对于每一位投诉的顾客，另外26位顾客会保持沉默，只是把他们的习惯带到其他地方。

你的客户的投诉是一份礼物——这是你留住27位客户的机会。所以，以“我写的是关于你的抱怨”开头并不能解决问题。相反，要让他们感到真正的价值：“感谢您就您遇到的问题与他们取得联系。”

4。如果你需要道歉，就说“对不起”并表示同情，不要拖延。预先道歉是解除抱怨顾客的武装的更好方法。通过说“对不起”，而不是“请接受我的道歉”或“我想道歉”，来表明你真的很抱歉。

如果你没有做错什么，或者你的客户做错了，你仍然需要表现出同理心。

通过反映客户提到的任何具体细节来扩展它。然后他们会觉得你真的听了他们的话。尝试一下：“我很抱歉听到我们给你带来了很多痛苦，尤其是当你在移动的时候。”

如果你没有做错什么，或者你的客户做错了，你仍然需要表现出同理心。避免反复说“对不起”，否则你会听起来不真诚。相反，写下“我能看出这对你来说是多么令人沮丧”来表达你的关心

要了解更多示例，请阅读我们的文章：18个有助于改善客户代理关系的同理心陈述

5。不要把重要信息隐藏在中，一旦你向客户表明你真的在乎他们，他们就准备好听你的决定了。无论你是在透露好消息还是坏消息——直截了当地说吧。

不要隐藏在你对调查所做的事情以及你的政策的来龙去脉的冗长解释后面。涉水而过是令人沮丧的，这会让你听起来很有防御性。

如果这是个坏消息，就把它放在前面。然后用邮件的其余部分来解释你的决定，并提供其他选择：“我知道这不是你所希望的新闻，所以我在下面解释了我的决定。”

6。把每件事都清楚地写上，你想让你的客户次理解你的电子邮件，所以写下简短明了的句子。使用大量空白和不超过四段的段落，让眼睛看起来更轻松