您是否收到过一份声明“发票逾期xxx天”的通知？如果已付款，请将这些账单的付款确认书发送给我们，否则我们有义务将其转发给收款机构！”

如果您观察到供应商要求付款的电子邮件的消极和咄咄逼人的语气，您是否担心？

别担心！今天的主题是“我们为什么要外包应付账款——利弊”

让我们开始吧！

您是否应该将应付账款外包？目录

1您是否应该将应付账款外包？2.为什么应付账款外包如此普遍？3什么是应付账款外包服务？4维护内部应付账款的挑战4.0.1手动数据输入4.0.2管理供应商发票4.0.3采购订单缺失4.0.4供应商管理问题4.0.5延迟和无效处理4.0.6付款错误5外包应付账款的利弊5.1应付账款外包的利弊5.1时间和成本节约5.1.2提高效率5.1.3访问卓越的技术5.1.4减少工作量5.1.5提高盈利能力5.2应付账款外包的缺点5.2.1缺乏应付账款流程控制5.2.2报告会计错误很困难5.2.3关于外包应付账款的隐私和安全问题6成功外包应付账款的提示7使用应付账款外包服务的优点7.1公司可以更大限度地减少错误7.2改善与供应商的关系7.3提高运营效率7.4与专家合作8处理应付账款外包服务的缺点9最后的想法我们都有一种“我自己做”的心态，这种心态有时符合我们的利益，有时可能不符合。将您公司的应付账款流程外包给提供应付账款自动化的会计机构可能是您企业成败的关键。外包应付账款并不适合所有人，但值得探索。

应付账款基本上是欠供应商或供应商的款项。公司赊购货物，必须在规定期限内偿还。该流程实际上是一个借据，包括差旅支出、供应商付款和运营成本。大多数企业都有一个应付账款部门，这对于维持财务秩序和与供应商的积极关系至关重要。应付账款活动可能包括发票处理、采购订单、数据输入等；然而，公司的应付账款工作流程远不止是记录和支付账单。加强应付账款流程可以节省资金并增加现金流。

为什么应付账款外包如此普遍？由于发票数量增加或业务扩张，后台和行政责任堆积起来，财务领导必须解释阻碍公司进步的障碍，并定义成功。例如，如果您的应付账款（AP）部门资源有限，则必须确定该部门如何在需求有效增加的情况下发展以处理发票。当然，这将是除了其他财务责任，你必须履行，以确保业务的增长。

对于许多企业来说，AP人员活动不一定像运营等其他部门那样与企业有联系。因此，外包一些文书工作可能是一个有吸引力的选择。但是，当然，使用第三方应付账款外包服务对组织非常有益。在这篇文章中，我们将定义和阐述应付账款外包流程，并分析外包的利弊。

组织需要对其所有短期负债进行完整的账目，以确保其供应商付款他们按时付款，并定期处理所有账单。此功能由应付账款部门负责。随着公司的持续增长，其短期负债也随之增加。这可能是他们与之合作的供应商数量，他们公司的员工数量，也可能意味着他们必须定期处理的短期杂项支出数量的增加。

随着公司规模的扩大，需要支付的款项数量不断增加，因此有必要在组织下成立一个专门的会计团队，负责处理应付账款服务。这将帮助他们更准确、更彻底地付款，并确保他们所有的账单都按时支付。但这对于中小型企业来说并不总是可能的，因为它们可能没有足够的资金来支持一个全新的部门。那么，在这种情况下，组织可以做什么？

对于那些希望扩大服务规模并在没有支持全新部门所需的必要带宽的情况下实现增长的公司来说，一个不错的选择是投资于应付账款外包服务。他们提供了很多不同的服务，并带来了一些好处。

什么是应付账款外包服务？当组织决定在其公司投资外包应付账款功能时，意味着他们已决定与专门从事这些服务的外部财务和会计机构合作。他们选择将此服务外包给的普通组织将为公司提供以下功能：

他们接收所有前端发票，并准确、及时地处理这些发票。每当新供应商与他们提供发票扫描和处理服务的公司签约时，他们还帮助供应商注册和验证管理整个在线数字发票库，以便随着时间的推移对其进行适当的编目他们管理所有税款扣减，以确保没有多余的钱被花掉他们审查所有供应商对账单他们还解决可能发生的任何付款的任何差异他们按时处理所有信用备忘录他们负责处理他们还产生的所有经常性付款月报显然，应付账款外包服务为其客户履行了许多功能。这些服务都有自己的优缺点，下面将对此进行讨论。

维护内部应付账款的挑战应付账款部门自行（内部）管理应付账款流程，特别是当您的公司规模较小且每天收到大量发票时，可能会超负荷。

这里有一些影响企业应付账款流程的障碍和问题：

手动数据输入在正常的应付账款流程中，输入供应商发票的详细信息，进行授权，然后处理付款。如果每个阶段都需要人工输入数据，则更可能出现错误，从而导致计算不准确、支付不当，并对公司财务产生负面影响。为了识别和纠正电子表格中的问题，您必须积极搜索这些问题，这会浪费大量时间，而这些时间本可以发挥更大的作用。

管理供应商发票当有许多来自供应商的采购交易和发票时，很容易忘记账单及其到期日。

一旦你意识到你错放了发票，你可以联系卖家，要求他们重新发送。然而，这只有在发现丢失的发票时才有效。如果您不知道丢失的发票，会发生什么情况？在供应商联系您并要求快速付款之前，您可能无法了解这一点。这些电话可能会破坏您与供应商的关系，对您的公司产生不良影响，并阻碍您的审计准备。

缺少采购订单这对ge至关重要提高您的盈利能力

除了众多的好处外，外包应付账款还有一些缺点。那么，让我们讨论一下外包应付账款服务的缺点。应付账款外包的

缺点是缺乏应付账款流程控制，而管理内部AP团队很简单，但外部服务提供商的情况并非如此。这可能会限制可访问性、通信和效率，因为您不会影响他们处理您的帐户的方式。

报告会计错误很困难。错误报告在涉及外包AP服务时可能是一个挑战。由于您没有亲自监督工作，因此发生的任何故障都可能被忽视。因此，您可能不会发现严重的问题，例如重复发票处理和异常处理，直到为时已晚。关于外包应付账款的

隐私和安全问题外包应付账款数据允许您与第三方团队交换敏感信息，如BPO和会计信息。这可能是业务规则数据系统中的一个安全漏洞。

成功外包应付账款的提示您必须选择更佳的第三方服务提供商，以获得外包AP服务的全部好处。以下是一些有用的提示：

1。如果你不知道要搜索什么，那么对外包应付账款

的公司进行研究选择更佳外包业务可能会很困难。在寻找合适的团队以建立合作伙伴关系时，请考虑以下事项：查看公司的评论和推荐，看看过去和现在的客户对此有什么看法。检查公司以前的项目，以确定它们是否符合您的标准。

2。为内部团队准备转换

外包需要对您自己的AP程序进行各种修改。其中包括职责的授权、新软件的引入和提交流程的修改。早期规划保证了向外包服务的无缝过渡。

3。使用绩效工具确保您的应付账款外包团队表现良好。

如果没有可靠的性能测量工具，可能不容易评估第三方服务提供商的性能。例如，你可能永远不会发现他们是在为空闲时间付费还是在访问非工作网站。

处理应付账款外包服务的优点将应付账款外包给专业机构的一些更大好处包括：

公司可以将其错误降至更低当今市场上有很多软件可以帮助公司管理应付账款服务，但他们不知道如何全面操作。因此，他们使用过时的平台，如微软Excel，这可能是有效的，但除非专家或会计团队知道他们在做什么，否则它可能会导致错误。外包应付账款将有助于减少应付账款和未付款项管理方面的错误数量，并优化本组织的财务流程。

改善了与供应商的关系根据Mineraltree最近的一份报告，42%的供应商付款在自动化时会按时处理，只有25%在非自动化时会按时处理。当公司将这项服务外包时，这一数字必然会增加，因为他们将全权负责确保及时向所有供应商付款和注册。这将改善组织与其供应商的关系，因为他们会按时获得报酬，公司获得的服务质量也将因此而提高。

提高运营效率随着组织的不断增长，他们需要专注于维护他们的业务标准，涉及与外部各方的交易。如果他们没有内部融资和会计团队，这可能会变得难以管理。通过外包这些服务，公司可以放心，他们所有的发票和应付账款服务都是标准化的，从而达到行业标准，提高整体组织运营的效率。

与专家合作外包应付账款服务允许组织与在其领域具有专业知识的专家合作，而无需在基础设施和招聘方面投入大量资金。公司可以使用更好的服务，而不必在内部构建。这些专家已经学习了所有必要的技能，并拥有充分的经验，能够彻底、出色地完成工作，从而使您的应付账款功能随着时间的推移正确、高效地运行。

与应付账款外包服务合作的缺点虽然外包应付账款有一些很大的好处，但也有其自身的一系列缺点。一些缺点包括：

没有内部团队可能会在沟通中产生差距，因为组织仍在与外部供应商合作，以处理其公司的关键运营职能。沟通差距还可能导致处理过程中的根本错误，进而影响公司努力建立的供应商关系。当组织将其公司的会计职能外包时，会失去控制，这可能是许多企业领导人不习惯的。与外部机构合作时可能缺乏灵活性，因为他们有自己的一套操作和流程，而雇用该机构的组织往往也有自己的操作和流程。最后的想法应付账款外包可以通过减少开支、提高盈利能力、提高效率、提供使用现代工具的途径、降低成本和合格的员工，将您的组织业务增长带到下一个水平。此外，Invensis提供了高度可靠且广受欢迎的财务和会计服务，使中小型企业的体验变得轻松、简单和无缝，从而使公司能够专注于增长和建立组织。